Regulamin świadczenia odpłatnej usługi wydania opinii medycznej

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy regulamin (dalej: Regulamin) określa zasady świadczenia odpłatnej usługi polegającej na sporządzeniu indywidualnej opinii medycznej dotyczącej podejrzenia błędu medycznego lub uszczerbku na zdrowiu Pacjenta, zamawianej za pośrednictwem formularza internetowego. Usługa jest świadczona drogą elektroniczną zgodnie z ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz innymi obowiązującymi przepisami prawa.
Usługodawca – podmiotem świadczącym usługę jest lek. Szymon Manasterski, prowadzący działalność pod nazwą Szymon Manasterski Ortopedia i Anty-Aging, NIP: 9151727147, REGON: 361753659, posiadający prawo wykonywania zawodu lekarza nr 2848906. Usługodawca jest specjalistą w dziedzinie ortopedii i medycyny anti-aging, uprawnionym do udzielania świadczeń zdrowotnych.
Pacjent/Zamawiający – osoba fizyczna (konsument) korzystająca z usługi i zamawiająca opinię medyczną na własny użytek (np. w celu wykorzystania w postępowaniu cywilnym lub przez kancelarię prawną). Pacjent oświadcza, że jest osobą pełnoletnią i posiada pełną zdolność do czynności prawnych.
Usługa/opinia medyczna – indywidualna, pisemna opinia lekarza specjalisty dotycząca stanu zdrowia Pacjenta, w szczególności oceniająca prawdopodobieństwo popełnienia błędu medycznego lub zakres uszczerbku na zdrowiu, sporządzona na podstawie dostarczonej dokumentacji medycznej. Opinia ma charakter prywatny i nie stanowi opinii biegłego sądowego wiążącej dla sądu.
Zawarcie umowy – następuje w chwili skutecznego złożenia zamówienia poprzez formularz internetowy dostępny na stronie Usługodawcy oraz dokonania płatności za usługę. Przed złożeniem zamówienia Pacjent jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem i jego akceptacji poprzez zaznaczenie odpowiedniego pola wyboru (checkbox). Akceptacja Regulaminu jest warunkiem koniecznym do realizacji zamówienia i oznacza zawarcie umowy o świadczenie usług na odległość zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz właściwymi przepisami prawa (Kodeks cywilny, ustawa o prawach konsumenta itp.).

2. Przedmiot i zakres usługi

Usługodawca zobowiązuje się do przygotowania odpłatnej opinii medycznej dotyczącej stanu zdrowia Pacjenta, w kontekście podejrzenia błędu medycznego lub doznanego uszczerbku na zdrowiu. Opinia ta sporządzana jest na indywidualne zamówienie Pacjenta i na podstawie dokumentacji medycznej dostarczonej przez Pacjenta.
Opinia medyczna zawiera specjalistyczną ocenę medyczną przypadku Pacjenta, w tym analizę przedstawionej dokumentacji (np. historii choroby, wyników badań, przebiegu leczenia) oraz wnioski co do ewentualnych nieprawidłowości w procesie diagnostyki lub leczenia, skutków zdrowotnych zdarzenia medycznego oraz innych kwestii zleconych przez Pacjenta. Opinie sporządzane są rzetelnie, niezależnie i obiektywnie, z dochowaniem należytej staranności właściwej dla wiedzy medycznej. Usługodawca działa jako niezależny ekspert medyczny – treść opinii nie jest kształtowana przez oczekiwania Pacjenta, lecz wyłącznie przez fakty i posiadaną wiedzę medyczną.
Usługa jest świadczona w formie cyfrowej usługi medycznej (opracowanie dokumentu elektronicznego) niewchodzącej w zakres publicznego systemu opieki zdrowotnej. Świadczenie ma charakter odpłatny komercyjny – nie jest finansowane ze środków publicznych (NFZ) i nie stanowi udzielenia gwarantowanych świadczeń zdrowotnych finansowanych ze środków publicznych. Do usługi stosuje się odpowiednio przepisy prawa dotyczące świadczeń zdrowotnych udzielanych odpłatnie przez podmioty wykonujące działalność leczniczą (m.in. w zakresie prowadzenia dokumentacji medycznej oraz zachowania tajemnicy lekarskiej).
Usługodawca informuje, że zamówiona opinia medyczna nie ma mocy opinii wydanej przez biegłego sądowego w rozumieniu przepisów postępowania sądowego. Jest to prywatna opinia ekspercka, która może zostać wykorzystana przez Pacjenta jako dowód w sprawie cywilnej, ubezpieczeniowej lub przed innymi instytucjami, jednak sąd lub inny organ nie jest nią związany w takim stopniu, jak opinią powołanego urzędowo biegłego. Pacjent przyjmuje do wiadomości, że złożenie zamówienia na usługę nie gwarantuje osiągnięcia określonego rezultatu w postępowaniu sądowym czy polubownym – opinia może stanowić istotny dowód i pomoc w sprawie, jednak ostateczna jej ocena należy do organów rozpatrujących sprawę.

3. Warunki zamówienia i płatności

Składanie zamówienia: Zamówienie usługi odbywa się za pośrednictwem formularza internetowego dostępnego na stronie Usługodawcy (formularz zamówienia online). Pacjent wypełnia formularz, podając wymagane dane (m.in. imię i nazwisko, dane kontaktowe, e-mail, ewentualnie adres do wysyłki opinii w formie papierowej) oraz opisując zlecenie/opiniowany przypadek. Do formularza Pacjent załącza lub po złożeniu zamówienia jest zobowiązany przesłać dokumentację medyczną niezbędną do wykonania opinii (np. w formie skanów lub czytelnych fotografii dokumentów, wyników badań, wypisów ze szpitala itp.).
Wybór usługi: Usługa zakupu opinii medycznej jest traktowana w sklepie internetowym Usługodawcy jako produkt cyfrowy na zamówienie (treść cyfrowa dostarczana w formie pliku PDF, przygotowywana indywidualnie dla Pacjenta). Cena za usługę jest ceną brutto podaną przy ofercie i obejmuje wynagrodzenie za sporządzenie opinii oraz koszty przesyłki wersji papierowej (o ile dotyczy). Usługodawca zastrzega, że ze względu na indywidualny charakter usługi, cena może być ustalana indywidualnie w zależności od stopnia skomplikowania sprawy lub zakresu dokumentacji – w takiej sytuacji Pacjent zostanie poinformowany o cenie przed ostatecznym złożeniem zamówienia.
Płatność: Zapłata za usługę następuje z góry w momencie składania zamówienia, za pośrednictwem dostępnych form płatności elektronicznych (np. płatność kartą, szybki przelew online, system płatności internetowych) udostępnionych w sklepie internetowym. Po dokonaniu płatności Pacjent otrzymuje potwierdzenie złożenia zamówienia drogą elektroniczną (na podany adres e-mail). Realizacja usługi rozpocznie się po zaksięgowaniu płatności (lub otrzymaniu przez Usługodawcę wiarygodnego potwierdzenia dokonania płatności).
Charakter wiążący zamówienia: Po prawidłowym złożeniu zamówienia i opłaceniu usługi, a także przekazaniu Usługodawcy wymaganych materiałów (dokumentacji medycznej), umowa zostaje zawarta i staje się wiążąca dla obu stron. Od tego momentu Pacjent nie ma możliwości jednostronnego anulowania zamówienia bez konsekwencji, z zastrzeżeniem punktu 5 poniżej. Usługa ma charakter indywidualnie zamawianej treści cyfrowej oraz świadczenia, której wykonanie rozpoczyna się za zgodą Pacjenta przed upływem terminu do odstąpienia od umowy – w związku z tym Pacjent traci prawo do odstąpienia od umowy po rozpoczęciu spełniania świadczenia przez Usługodawcę (szczegóły w §5 poniżej). Pacjent, akceptując Regulamin i składając zamówienie, wyraża zgodę na natychmiastowe rozpoczęcie realizacji usługi i przyjmuje do wiadomości utratę prawa odstąpienia po pełnym wykonaniu usługi.
Odstępstwa i niemożność realizacji: Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy przyjęcia zamówienia lub odstąpienia od realizacji umowy w wyjątkowych przypadkach, gdy wykonanie usługi okaże się niemożliwe z przyczyn obiektywnych (np. brak dostatecznych danych medycznych pomimo wezwań do uzupełnienia, konflikt interesów uniemożliwiający sporządzenie obiektywnej opinii, choroba lub zdarzenie losowe dotyczące Usługodawcy). W takiej sytuacji Usługodawca niezwłocznie poinformuje Pacjenta o zaistniałej przeszkodzie i zwróci uiszczone wynagrodzenie w całości, chyba że strony uzgodnią inny sposób rozwiązania (np. wydłużenie czasu realizacji lub zaangażowanie innego specjalisty, o ile to możliwe).

4. Realizacja usługi (procedura i terminy)

Materiały od Pacjenta: Warunkiem rozpoczęcia merytorycznej realizacji usługi jest przekazanie przez Pacjenta kompletnej dokumentacji medycznej niezbędnej do przygotowania opinii. Pacjent powinien dostarczyć dokumenty podczas składania zamówienia poprzez dołączenie plików w formularzu lub niezwłocznie po złożeniu zamówienia (np. przesyłając je drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail Usługodawcy lub poprzez dedykowaną platformę, jeśli taka jest udostępniona). Usługodawca może poprosić o oryginały dokumentów do wglądu, jeżeli będzie to konieczne – w takim przypadku uzgodni z Pacjentem formę dostarczenia (np. przesyłka kurierska, dostarczenie osobiście kopii poświadczonych za zgodność).
Weryfikacja i kontakt uzupełniający: Usługodawca po otrzymaniu dokumentacji dokonuje jej wstępnej weryfikacji. Jeśli przekazane informacje lub dokumenty są niekompletne, nieczytelne lub wymagają uzupełnienia, Usługodawca może wezwać Pacjenta do uzupełnienia braków. Wezwanie nastąpi drogą elektroniczną (e-mail) lub telefonicznie – Pacjent zobowiązuje się podać aktualny adres e-mail oraz numer telefonu do kontaktu i monitorować korespondencję. W wezwaniu Usługodawca wskaże, jakie dodatkowe informacje lub dokumenty są potrzebne. Pacjent powinien uzupełnić brakujące dane niezwłocznie (zalecany termin odpowiedzi to np. 7 dni roboczych, o ile nie ustalono inaczej). Opóźnienie Pacjenta w dostarczeniu uzupełnień może spowodować odpowiednie wydłużenie terminu realizacji usługi. W przypadku braku wymaganych uzupełnień, Usługodawca może odstąpić od umowy zgodnie z §3 ust. 5 (jeśli opinia nie może zostać rzetelnie sporządzona).
Termin wykonania opinii: Standardowy termin realizacji usługi wynosi do 30 dni od momentu otrzymania przez Usługodawcę kompletnej dokumentacji medycznej Pacjenta oraz zaksięgowania płatności. Usługodawca dołoży starań, aby sporządzić opinię w możliwie krótszym czasie, jednak nie później niż w terminie 30 dni (liczonych w dniach kalendarzowych, chyba że wskazano wyraźnie dni robocze) od dostarczenia pełnych materiałów. W sytuacji gdy konieczne jest uzupełnienie dokumentacji lub wyjaśnienie wątpliwości (zgodnie z ust. 2 powyżej), bieg terminu może ulec zawieszeniu na czas oczekiwania na informacje od Pacjenta, o czym Pacjent zostanie poinformowany. Termin 30 dni może zostać wyjątkowo przekroczony w razie wystąpienia niezawinionych przez Usługodawcę opóźnień (np. skomplikowany charakter sprawy wymagający dodatkowych konsultacji, choroba lekarza) – w takich przypadkach Usługodawca poinformuje Pacjenta o przyczynie opóźnienia i nowym przewidywanym terminie realizacji.
Forma opracowania: Gotowa opinia medyczna zostanie sporządzona w formie pisemnej. Zawiera ona część opisową (stan faktyczny, analiza dokumentacji, argumentacja) oraz wnioski/konkluzje. Opinia zostanie podpisana przez lekarza (Usługodawcę) – w przypadku wersji elektronicznej podpis może mieć postać kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub innej formy potwierdzającej autorstwo (np. zeskanowany podpis odręczny umieszczony w dokumencie PDF). Na życzenie Pacjenta, w miarę możliwości, opinia może zostać sporządzona również w języku obcym (np. angielskim) – warunki takiej usługi (termin, cena) wymagają indywidualnych ustaleń przed złożeniem zamówienia.
Dostarczenie opinii (PDF i oryginał): Realizacja usługi obejmuje dostarczenie Pacjentowi opinii w dwóch formatach:
- Forma elektroniczna (PDF) – po ukończeniu opracowywania opinii, Usługodawca prześle Pacjentowi gotowy dokument w formacie PDF na adres e-mail podany przy zamówieniu. Ta elektroniczna wersja umożliwia Pacjentowi zapoznanie się z treścią opinii, weryfikację poprawności danych oraz ewentualne zgłoszenie uwag natury formalnej (np. literówek, błędów w danych personalnych).
- Forma papierowa – po zatwierdzeniu/akceptacji treści opinii przez Pacjenta (patrz ust. 6 poniżej), Usługodawca przygotuje oryginał opinii w formie papierowej, opatrzony odręcznym podpisem i pieczęcią (o ile stosuje) oraz wymaganymi załącznikami. Wersja papierowa zostanie wysłana Pacjentowi za pośrednictwem firmy kurierskiej lub przesyłką poleconą pod wskazany przez Pacjenta adres. Koszt wysyłki jest wliczony w cenę usługi (dotyczy wysyłki na terenie Polski; wysyłka zagraniczna jeśli potrzebna może wymagać dopłaty – do indywidualnego uzgodnienia). Pacjent zobowiązuje się podać prawidłowy adres do doręczeń.
Akceptacja opinii przez Pacjenta: Przesłanie wersji elektronicznej (PDF) następuje w celu umożliwienia Pacjentowi zapoznania się z opinią. Pacjent powinien niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3 dni roboczych od otrzymania maila z opinią, potwierdzić jej odbiór oraz zgłosić ewentualne uwagi dotyczące błędów formalnych lub omyłek pisarskich (jeśli takie zauważy). Brak zgłoszenia uwag w tym terminie oznacza akceptację treści opinii i gotowość do wysyłki wersji papierowej. Uwagi zgłoszone przez Pacjenta, o ile dotyczą oczywistych omyłek (np. literówek, błędnie wpisanej daty, pomyłki w imieniu) lub nieścisłości wymagających doprecyzowania, zostaną niezwłocznie zweryfikowane i w razie potwierdzenia – poprawione przez Usługodawcę, po czym zaktualizowana wersja opinii zostanie ponownie przekazana Pacjentowi drogą mailową do ostatecznego potwierdzenia. Uwagi nie mogą dotyczyć zmiany merytorycznej wniosków opinii – kwestie merytoryczne nie podlegają negocjacjom (patrz §7 ust. 3). Po uzyskaniu potwierdzenia Pacjenta co do braku dalszych uwag, Usługodawca nada przesyłkę z oryginałem opinii.
Archiwizacja: Usługodawca przechowuje sporządzoną opinię medyczną oraz przekazaną dokumentację medyczną w swojej dokumentacji zgodnie z wymogami prawa. Jako podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, Usługodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację medyczną przez co najmniej 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu (sporządzenia opinii). Oznacza to, że kopia wydanej opinii oraz otrzymane od Pacjenta materiały będą przechowywane w archiwum Usługodawcy przez wymagany okres. Pacjent ma prawo uzyskać dostęp do swojej dokumentacji medycznej znajdującej się u Usługodawcy na zasadach opisanych w §9 (Ochrona danych osobowych i praw pacjenta).

5. Brak prawa odstąpienia od umowy przez Pacjenta

Z uwagi na charakter świadczonej usługi, Pacjentowi jako konsumentowi nie przysługuje prawo do odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od jej zawarcia, które w innych okolicznościach wynika z ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta. Zgodnie z art. 38 tej ustawy, prawo odstąpienia nie przysługuje m.in. w odniesieniu do: świadczenia usług w pełni wykonanych za zgodą konsumenta (gdy został poinformowany o utracie prawa odstąpienia) oraz świadczeń, których przedmiotem jest produkt nieprefabrykowany, wyprodukowany według specyfikacji konsumenta lub służący zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb. Obie te przesłanki mają zastosowanie do niniejszej usługi.
Pacjent, składając zamówienie, żąda rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem ustawowego terminu odstąpienia oraz przyjmuje do wiadomości, że po pełnym wykonaniu usługi przez Usługodawcę traci prawo do odstąpienia od umowy. Usługodawca rozpoczyna realizację zamówienia niezwłocznie po jego otrzymaniu i opłaceniu, tj. przed upływem 14 dni od zawarcia umowy, zgodnie z wolą Pacjenta wyrażoną poprzez wyraźne działanie (złożenie zamówienia i zaznaczenie zgody).
W związku z powyższym, Pacjent nie może odstąpić od umowy ani żądać zwrotu płatności po tym, jak Usługodawca rozpoczął świadczenie usługi (tj. po otrzymaniu dokumentacji medycznej i przystąpieniu do analizy przypadku). Rezygnacja z usługi na tym etapie jest równoważna z jednostronnym rozwiązaniem umowy przez Pacjenta bez podstawy prawnej – uiszczona opłata nie podlega zwrotowi, a Usługodawca może kontynuować prace nad opinią do celów wewnętrznych (archiwalnych) lub przerwać je według własnego uznania. Pacjent powinien zatem rozważyć decyzję o zamówieniu usługi przed jej ostatecznym potwierdzeniem.
Jeżeli Pacjent wycofa się z przekazania wymaganych informacji lub zaprzestanie współpracy koniecznej do przygotowania opinii (np. nie dostarczy brakujących dokumentów w rozsądnym terminie, ignoruje próby kontaktu), Usługodawca uprawniony jest do zaprzestania dalszej realizacji usługi. W takiej sytuacji Pacjentowi nie przysługuje zwrot zapłaconej ceny, gdyż niewykonanie lub częściowe wykonanie usługi wynika z okoliczności leżących po stronie Pacjenta.

6. Niezależność opinii i odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca oświadcza, że każda sporządzana opinia medyczna jest przygotowywana w sposób niezależny, bezstronny i zgodny z aktualną wiedzą medyczną. Treść opinii opiera się na rzetelnej analizie dostarczonej dokumentacji oraz ewentualnie na doświadczeniu klinicznym i literaturze naukowej. Oczekiwania Pacjenta co do “korzystnego” wyniku opinii nie wpływają na wnioski lekarza – opinie nie są zamawianymi “ekspertyzami na zamówienie” w sensie sugerowania z góry określonych tez, lecz obiektywną oceną medyczną stanu faktycznego. Pacjent przyjmuje do wiadomości, że złożenie zamówienia nie gwarantuje uzyskania pożądanej konkluzji. Może się zdarzyć, że opinia nie potwierdzi istnienia błędu medycznego lub wykaże mniejszy uszczerbek na zdrowiu niż oczekiwano – w takiej sytuacji Pacjent nie może żądać zmiany opinii ani zwrotu płatności, gdyż Usługodawca wykonał usługę zgodnie z należytą starannością i swoją najlepszą wiedzą.
Usługodawca dokłada najwyższej staranności, aby opinie były merytorycznie poprawne i kompletne. Niemniej jednak opinia medyczna stanowi ocenę ekspercką, a nie nieomylny werdykt. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za ostateczny rezultat wykorzystania opinii w sporze prawnym lub innym postępowaniu – np. za to, czy opinia zostanie uznana przez sąd za wystarczający dowód, czy też czy na jej podstawie zostanie zasądzona na rzecz Pacjenta określona kwota odszkodowania. Usługodawca nie gwarantuje osiągnięcia przez Pacjenta zamierzonego celu (np. wygrania sprawy sądowej) przy wykorzystaniu sporządzonej opinii, gdyż na wynik spraw wpływa wiele czynników niezależnych od Usługodawcy (np. decyzje organów, inne dowody w sprawie, opinie biegłych sądowych powołanych przez sąd).
Zakres odpowiedzialności: Usługodawca ponosi odpowiedzialność względem Pacjenta na zasadach ogólnych wynikających z Kodeksu cywilnego za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, przy czym odpowiedzialność ta jest ograniczona wyłącznie do rzeczywistych strat poniesionych przez Pacjenta. W szczególności Usługodawca ponosi odpowiedzialność za dołożenie należytej staranności przy sporządzeniu opinii i za ewentualne błędy formalne w dokumencie (np. istotne pomyłki w danych Pacjenta, niezgodność z przesłanymi dokumentami, oczywiste omyłki pisarskie) – w takim zakresie zobowiązuje się do dokonania poprawek lub uzupełnień na własny koszt.
Usługodawca nie ponosi natomiast odpowiedzialności za:
- Rozbieżność opinii – sytuację, gdy ocena zawarta w opinii różni się od oceny innego specjalisty lub biegłego powołanego przez instytucję, ani za to, że opinia nie spełni subiektywnych oczekiwań Pacjenta co do jej treści merytorycznej. Różnice w ocenach ekspertów są możliwe i same w sobie nie świadczą o nienależytym wykonaniu usługi.
- Wykorzystanie opinii niezgodnie z jej przeznaczeniem – np. użycie przez Pacjenta opinii w innym celu niż deklarowany (np. jako prywatna konsultacja, a nie dowód w sprawie) lub udostępnianie treści opinii osobom trzecim bez kontekstu, co może prowadzić do mylnych interpretacji.
- Skutki decyzyjne po stronie Pacjenta – decyzje Pacjenta podjęte na podstawie opinii (np. o wniesieniu pozwu, zawarciu ugody czy podjęciu określonego leczenia) należą wyłącznie do Pacjenta. Usługodawca nie podejmuje za Pacjenta decyzji prawnych czy medycznych, a jedynie dostarcza informacji fachowych.
- Opóźnienia i niewykonanie z przyczyn niezależnych – wszelkie opóźnienia lub niewykonanie usługi wynikłe z siły wyższej lub okoliczności leżących po stronie Pacjenta (np. nieterminowe dostarczenie informacji, podanie błędnych danych kontaktowych uniemożliwiających komunikację).

7. Procedura reklamacji

Pacjent ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu realizacji usługi lub jej wyniku, z zastrzeżeniem ust. 3 poniżej. Reklamacje mogą dotyczyć w szczególności ewentualnych uchybień po stronie Usługodawcy w procesie świadczenia usługi, np. opóźnienia przekraczającego umówiony termin realizacji, problemów technicznych z dostępem do opinii elektronicznej, błędów formalnych w treści opinii itp.
Reklamację należy zgłosić w formie pisemnej lub elektronicznej:
- Mailowo – wysyłając opis reklamacji na adres e-mail Usługodawcy: [adres e-mail] (z tematem wiadomości “Reklamacja – opinia medyczna”).
- Listownie – wysyłając pismo na adres korespondencyjny Usługodawcy: [adres siedziby lub korespondencyjny], z dopiskiem na kopercie “Reklamacja”.W treści reklamacji Pacjent powinien podać swoje dane umożliwiające identyfikację zamówienia (imię, nazwisko, e-mail użyty przy zamówieniu, ewentualnie numer zamówienia) oraz zwięźle opisać okoliczności stanowiące podstawę reklamacji (na czym polega dostrzeżony problem) i swoje żądanie (np. poprawienie błędu, udzielenie wyjaśnień, obniżenie ceny).
Ograniczenia przedmiotowe reklamacji: Pacjent przyjmuje do wiadomości, że reklamacji nie podlega treść merytoryczna wydanej opinii, w tym wnioski i ocena medyczna dokonana przez Usługodawcę. Innymi słowy, Pacjent nie może składać reklamacji z tego powodu, że nie zgadza się z konkluzjami opinii bądź uważa je za niesatysfakcjonujące. Przedmiotem reklamacji mogą być natomiast wady formalne lub techniczne usługi, w szczególności:
- Błędy formalne w dokumencie opinii (np. pomyłki w danych Pacjenta, istotne literówki lub błędy rachunkowe w obliczeniu procentowego uszczerbku na zdrowiu, brak pieczątki lub podpisu na wersji papierowej, brak którejś z umówionych części opinii czy załączników).
- Wady techniczne dostarczenia (np. plik PDF z opinią nie daje się otworzyć, został uszkodzony, albo przesyłka z oryginałem nie dotarła).
- Niezachowanie uzgodnionych terminów lub warunków realizacji z winy Usługodawcy (np. bezpodstawne przekroczenie 30-dniowego terminu bez poinformowania Pacjenta).
Termin na zgłoszenie reklamacji: Zaleca się, aby Pacjent zgłosił reklamację niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od zaistnienia okoliczności stanowiących podstawę reklamacji lub od otrzymania kwestionowanej opinii. Zgłoszenie reklamacji w takim terminie ułatwi sprawne rozpatrzenie sprawy. Reklamacje zgłoszone po upływie dłuższego czasu (np. wielu miesięcy od otrzymania opinii) również mogą zostać rozpatrzone, jednak Usługodawca zastrzega sobie prawo do odmowy uwzględnienia reklamacji, jeżeli opóźnienie w zgłoszeniu utrudnia rzetelne zbadanie sprawy.
Potwierdzenie i rozpatrzenie: Usługodawca potwierdzi otrzymanie reklamacji (jeśli wpłynęła e-mailem – poprzez odpowiedź mailową, jeśli pocztą – poprzez e-mail lub list, o ile adres jest znany). Reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie do 14 dni kalendarzowych od daty jej otrzymania. W szczególnie skomplikowanych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 30 dni – wówczas Usługodawca poinformuje Pacjenta o potrzebie przedłużenia postępowania reklamacyjnego, podając przyczynę opóźnienia.
Wynik reklamacji: Po rozpatrzeniu reklamacji Usługodawca poinformuje Pacjenta o swojej decyzji i sposobie załatwienia sprawy. Jeżeli reklamacja zostanie uznana za zasadną w całości lub w części, Usługodawca podejmie odpowiednie działania mające na celu naprawienie sytuacji, np.: poprawi wskazane błędy i dostarczy niezwłocznie poprawioną opinię (w formie elektronicznej i na życzenie również papierowej), uzupełni brakujące elementy usługi, wyjaśni niejasności. W razie istotnych uchybień po stronie Usługodawcy, które uczyniłyby opinię nieprzydatną, Usługodawca może także zaproponować Pacjentowi częściowy lub – wyjątkowo – pełen zwrot wynagrodzenia tytułem rekompensaty, jednak decyzja o ewentualnym zwrocie należy do Usługodawcy (będzie on rozważany tylko w przypadku, gdy nie ma możliwości usunięcia wady usługi).
Jeżeli reklamacja zostanie oddalona (nieuznana), Usługodawca powiadomi Pacjenta o przyczynach swojej decyzji i ewentualnie przedstawi dodatkowe wyjaśnienia merytoryczne. Pacjent w razie braku akceptacji stanowiska Usługodawcy może skorzystać z pozasądowych sposobów dochodzenia roszczeń (mediacja, pomoc Miejskiego/Powiatowego Rzecznika Konsumentów, ew. postępowanie przed stałym polubownym sądem konsumenckim) lub dochodzić swoich praw na drodze sądowej.
Adres do reklamacji i kontakt: W razie wątpliwości co do procedury reklamacyjnej Pacjent może skontaktować się z Usługodawcą pod adresem e-mail [adres e-mail] lub telefonicznie pod numerem [numer telefonu] w celu uzyskania informacji.

8. Ochrona danych osobowych (RODO)

Administrator danych: Administratorem danych osobowych Pacjenta przekazanych w związku z korzystaniem z usługi jest Usługodawca – lek. Szymon Manasterski prowadzący działalność gospodarczą pod firmą Szymon Manasterski Ortopedia i Anty-Aging, z adresem do korespondencji: ul. Mikołaja Reja 82 lok. 2B, 50-343 Wrocław, e-mail: [email kontaktowy do ABI/IOD lub Usługodawcy].
Zakres zbieranych danych: W celu realizacji usługi, Usługodawca przetwarza następujące kategorie danych osobowych Pacjenta:
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe – imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres do wysyłki (jeśli zamówiono wersję papierową), ewentualnie PESEL lub data urodzenia (jeśli wymagane do jednoznacznej identyfikacji Pacjenta w dokumentacji).
- Dane medyczne (szczególne kategorie danych) – informacje o stanie zdrowia Pacjenta, przebiegu leczenia, diagnozach, wykonanych zabiegach, zażywanych lekach itp., zawarte w przekazanej dokumentacji medycznej oraz wynikające z opisu przypadku. Mogą to być m.in. historie choroby, epikryzy, wyniki badań diagnostycznych, konsultacje lekarskie, orzeczenia o niepełnosprawności lub uszczerbku na zdrowiu.
- Inne dane podane dobrowolnie – np. dodatkowe wyjaśnienia czy informacje przekazane przez Pacjenta w korespondencji dotyczącej zlecenia, które mogą zawierać dane osobowe (w tym potencjalnie dane wrażliwe).
Cele przetwarzania: Dane osobowe Pacjenta będą przetwarzane wyłącznie w następujących celach:
- Realizacja umowy o świadczenie usługi – tj. w celu przyjęcia zamówienia, komunikacji z Pacjentem, sporządzenia opinii medycznej na zlecenie Pacjenta oraz dostarczenia jej Pacjentowi. Obejmuje to także podjęcie niezbędnych działań przed zawarciem umowy i w jej trakcie (np. wycena, weryfikacja dokumentów, obsługa płatności). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy – ich niepodanie uniemożliwiłoby realizację usługi.
- Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Usługodawcy – np. obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji medycznej Pacjenta (wynikający z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta), obowiązki podatkowe i rachunkowe (wystawienie faktury, przechowywanie dokumentów księgowych), obowiązki archiwizacyjne.
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń prawnych – przetwarzanie danych może być konieczne w celu ewentualnej obrony przed roszczeniami Pacjenta lub dochodzenia roszczeń przez Usługodawcę (np. w przypadku sporu co do jakości usługi, konieczności wykazania należytego wykonania zobowiązania lub rozstrzygania reklamacji). Jest to tzw. prawnie uzasadniony interes administratora danych.
- Cele kontaktowe związane z obsługą klienta – dane kontaktowe (telefon, e-mail) mogą być wykorzystywane do przekazywania Pacjentowi informacji o statusie realizacji usługi, powiadomień o wysyłce, czy udzielenia odpowiedzi na pytania Pacjenta.(Usługodawca nie wykorzystuje danych Pacjenta do celów marketingowych ani nie wysyła niezamówionych treści marketingowych – kontakt odbywa się wyłącznie w związku z realizacją konkretnej usługi.)
Podstawy prawne przetwarzania: Przetwarzanie danych osobowych Pacjenta odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz polskimi przepisami o ochronie danych osobowych. W zależności od kategorii danych i celu, zastosowanie mają następujące podstawy prawne:
- Art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest Pacjent, lub do podjęcia działań na żądanie Pacjenta przed zawarciem umowy. Ta podstawa dotyczy wszelkich danych zwykłych potrzebnych do realizacji usługi (np. dane kontaktowe, identyfikacyjne).
- Art. 9 ust. 2 lit. h RODO – przetwarzanie szczególnych kategorii danych (danych o zdrowiu) jest niezbędne do celów diagnostyki medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub leczenia lub zarządzania systemami opieki zdrowotnej – w zakresie, w jakim Usługodawca świadczy usługę medyczną (wydanie opinii stanowi formę działania medycznego w interesie Pacjenta). Alternatywnie lub dodatkowo może mieć zastosowanie art. 9 ust. 2 lit. a RODO – Pacjent wyraża wyraźną zgodę na przetwarzanie swoich danych medycznych w celu sporządzenia opinii (zgodę taką Pacjent wyraża poprzez dobrowolne przekazanie dokumentacji medycznej i zlecenie usługi; zgodę tę może w każdej chwili wycofać, jednak wycofanie zgody uniemożliwi dalszą realizację usługi).
- Art. 6 ust. 1 lit. c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. obowiązki przechowywania dokumentacji medycznej i udostępniania jej uprawnionym osobom na podstawie ustawy o prawach pacjenta, obowiązki rachunkowe na podstawie ustawy o rachunkowości itp.).
- Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora (Usługodawcę), takich jak obrona przed ewentualnymi roszczeniami, dochodzenie należności za wykonaną usługę czy zapewnienie bezpieczeństwa informacji. Tę podstawę stosuje się pomocniczo dla danych, które nie są objęte szczególnym obowiązkiem prawnym lub nie są ewidentnie niezbędne do wykonania umowy, ale ich przetwarzanie jest uzasadnione koniecznością ochrony praw Usługodawcy (np. przechowywanie dowodów korespondencji z Pacjentem na wypadek sporu).
- Art. 9 ust. 2 lit. f RODO – w zakresie danych medycznych może znaleźć zastosowanie podstawa przetwarzania “w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń” (np. gdyby dane zdrowotne musiały zostać wykorzystane w postępowaniu sądowym dotyczącym jakości usługi).
Okres przechowywania danych: Dane osobowe Pacjenta będą przechowywane tylko przez okres niezbędny do realizacji wyżej wymienionych celów. W praktyce:
- Dane zebrane w celu realizacji umowy (formularz zamówienia, treść opinii, dokumentacja medyczna) będą przechowywane przez czas wykonywania usługi, a następnie archiwizowane wraz z dokumentacją medyczną przez okres 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym opinia została wydana, zgodnie z wymogami przechowywania dokumentacji medycznej. Po upływie tego okresu dokumentacja zostanie zniszczona w sposób gwarantujący ochronę danych (chyba że przepisy szczególne będą wymagały dłuższego przechowywania w określonych sytuacjach, np. 30 lat w razie zgonu Pacjenta na skutek uszczerbku na zdrowiu).
- Dane potrzebne do celów podatkowych/księgowych (np. dane na fakturze) będą przechowywane przez okres wymagany przez przepisy podatkowe (obecnie 5 lat od końca roku podatkowego).
- Dane kontaktowe (e-mail, telefon) oraz korespondencja będą przechowywane co najmniej do czasu dostarczenia usługi i zakończenia ewentualnej obsługi posprzedażowej (reklamacje), a po tym czasie mogą być przechowywane w celach archiwalnych (np. dowodowych) przez okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych (co do zasady 6 lat, a w przypadku roszczeń konsumenckich 6 lat).
- Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody Pacjenta (np. w zakresie danych medycznych wyłącznie na podstawie zgody), dane te będą przetwarzane do czasu wycofania zgody przez Pacjenta. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego wcześniej, ale może uniemożliwić dalszą realizację usługi (skutkując rozwiązaniem umowy).
Odbiorcy danych: Dane osobowe Pacjenta mogą być przekazywane innym podmiotom wyłącznie w związku z realizacją powyższych celów i na podstawie stosownych umów lub przepisów prawa. Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- Podmioty uczestniczące w realizacji usługi – np. firma kurierska lub poczta (dostawa przesyłki z opinią – przekazywane dane adresowe odbiorcy), dostawca hostingu lub usług IT obsługujący system informatyczny Usługodawcy (dostęp do danych w ramach utrzymania systemu), operator systemu płatności online (dane transakcyjne), księgowość Usługodawcy (dokumenty finansowe z danymi klienta). Wszystkie te podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Usługodawcą i tylko zgodnie z jego poleceniami (umowy powierzenia przetwarzania danych) bądź jako niezależni administratorzy jeśli wynika to z ich roli (np. operator płatniczy).
- Organy publiczne uprawnione z mocy prawa – np. sądy, prokuratura, policja, rzecznik praw pacjenta, jeżeli zwrócą się o udostępnienie danych w oparciu o stosowne przepisy (np. w toku postępowania) – Usługodawca udostępni dane tylko w zakresie obowiązku prawnego.
- Personel medyczny lub konsultanci – co do zasady opinię sporządza osobiście Usługodawca. W razie potrzeby może on jednak skonsultować się z innym lekarzem specjalistą (zwłaszcza gdy sprawa tego wymaga – np. opinia w zakresie innej specjalizacji medycznej). Taka konsultacja odbywać się będzie z poszanowaniem tajemnicy lekarskiej – jeśli zajdzie konieczność przekazania danych innemu lekarzowi, nastąpi to za zgodą Pacjenta albo w formie anonimizowanej (bez danych identyfikujących Pacjenta).
- Inne podmioty mogące mieć dostęp do danych Pacjenta to np. dostawcy usług poczty elektronicznej (dane w wiadomościach e-mail), firmy serwisujące sprzęt lub oprogramowanie (incydentalny dostęp w razie awarii), przy czym w takich przypadkach dostęp jest jednorazowy i kontrolowany przez Usługodawcę. Dane Pacjenta nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza obszar EOG) ani do organizacji międzynarodowych, chyba że Pacjent sam zażyczy sobie wysyłki dokumentów na adres poza EOG (wtedy nastąpi to na życzenie Pacjenta).
Prawa Pacjenta w odniesieniu do danych: Pacjentowi, jako osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
- Prawo dostępu do danych – Pacjent ma prawo uzyskać informację, czy Usługodawca przetwarza jego dane, a jeżeli tak, to jakie to są dane i w jakim celu, oraz otrzymać kopię swoich danych (w tym kopię dokumentacji medycznej przechowywanej przez Usługodawcę, zgodnie z prawem pacjenta do dokumentacji medycznej).
- Prawo sprostowania (poprawienia) danych – jeśli dane posiadane przez Usługodawcę są nieprawidłowe lub niekompletne, Pacjent ma prawo żądać ich poprawienia lub uzupełnienia.
- Prawo usunięcia danych (“prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych przez RODO (art. 17), np. gdy dane nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane, Pacjent może żądać usunięcia swoich danych osobowych. Należy jednak pamiętać, że uprawnienie to może zostać ograniczone przez przepisy zobowiązujące Usługodawcę do przechowywania dokumentacji medycznej przez określony czas – w takim zakresie żądanie usunięcia może zostać zrealizowane dopiero po upływie okresów archiwizacji wymaganych prawem.
- Prawo ograniczenia przetwarzania – Pacjent może zażądać, by Usługodawca czasowo wstrzymał się z operacjami na danych (poza ich przechowywaniem) w sytuacjach, gdy np. kwestionuje prawidłowość danych lub wniósł sprzeciw (na czas rozpatrzenia).
- Prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy (art. 6 ust.1 lit. a lub b RODO) Pacjent ma prawo otrzymać od Usługodawcy swoje dane osobowe w ustrukturyzowanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub zażądać przesłania tych danych innemu administratorowi (o ile jest to technicznie możliwe).
- Prawo sprzeciwu – Pacjent ma prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania swoich danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust.1 lit. f RODO), z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Wówczas Usługodawca oceni, czy – ze względu na ważne prawnie uzasadnione podstawy – może dalej przetwarzać te dane, czy też sprzeciw skutkuje zaprzestaniem przetwarzania. W przypadku danych przetwarzanych na potrzeby marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny z chwilą jego wniesienia – jednak jak zaznaczono wyżej, Usługodawca nie prowadzi marketingu w oparciu o dane Pacjenta.
- Prawo wycofania zgody – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody (np. zgody na przetwarzanie danych medycznych, jeśli była wymagana), Pacjent ma prawo w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na legalność przetwarzania dokonanego przed wycofaniem. Należy jednak mieć na uwadze, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych niezbędnych do wykonania usługi może skutkować niemożliwością jej dalszej realizacji (co jest równoznaczne z rozwiązaniem umowy na żądanie Pacjenta).
Realizacja praw: W celu realizacji powyższych praw Pacjent może skontaktować się z Usługodawcą (Administratorem danych) – dane kontaktowe: [adres e-mail do spraw danych osobowych] lub pisemnie na adres siedziby. Usługodawca udzieli odpowiedzi na zgłoszenie bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania (termin może zostać przedłużony do 2 miesięcy w skomplikowanych przypadkach, o czym Pacjent zostanie poinformowany).
Prawo wniesienia skargi: Jeżeli Pacjent uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych, ma prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). Skarga może zostać złożona w trybie przewidzianym przepisami o postępowaniu przed UODO.
Bezpieczeństwo danych: Usługodawca zapewnia, że wdrożył odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zabezpieczyć dane Pacjenta przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą czy bezprawnym wykorzystaniem. Dane medyczne są objęte tajemnicą lekarską, której Usługodawca jako lekarz ma obowiązek przestrzegać zgodnie z art. 40 ustawy o zawodach lekarza oraz innymi przepisami. Wszyscy współpracownicy i podmioty, którym powierzane są dane, są również zobowiązani do zachowania poufności.

9. Postanowienia końcowe

Zgodność z prawem: Niniejszy Regulamin został opracowany w zgodzie z obowiązującymi przepisami prawa polskiego, w szczególności: ustawą z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta, ustawą z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (w zakresie obowiązków związanych z dokumentacją medyczną i prawami Pacjenta), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny, a także ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Postanowienia Regulaminu należy interpretować w sposób zapewniający ich zgodność z wymienionymi przepisami. W przypadku niezgodności któregokolwiek postanowienia z obowiązującym prawem, zastosowanie mają właściwe przepisy, a pozostałe postanowienia Regulaminu pozostają w mocy.
Akceptacja Regulaminu: Zapoznanie się z treścią Regulaminu i jego akceptacja poprzez oznaczenie odpowiedniego pola w formularzu zamówienia stanowi warunek zawarcia umowy. Pacjent, akceptując Regulamin, oświadcza, że rozumie i przyjmuje do wiadomości wszystkie jego postanowienia, w tym dotyczące braku prawa odstąpienia oraz ograniczeń co do reklamacji merytorycznych. Regulamin jest udostępniony Pacjentowi nieodpłatnie przed zawarciem umowy (przy składaniu zamówienia) w formie umożliwiającej jego przechowywanie i odtwarzanie (plik na stronie internetowej). Na żądanie Pacjenta, Regulamin może zostać przesłany e-mailem.
Zmiana Regulaminu: Usługodawca ma prawo dokonywać zmian niniejszego Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiany przepisów prawa, rozszerzenie zakresu usług, zmiany techniczne w sposobie świadczenia usługi). Zmiany nie mogą naruszać praw już nabytych Pacjentów, tzn. do umów zawartych przed datą zmiany stosuje się Regulamin w brzmieniu obowiązującym w dacie złożenia zamówienia. Aktualna treść Regulaminu będzie każdorazowo publikowana na stronie internetowej Usługodawcy. Pacjenci posiadający aktywne (niezrealizowane) zamówienia zostaną powiadomieni o zmianie regulaminu e-mailowo z odpowiednim wyprzedzeniem. W razie braku akceptacji zmienionych postanowień, Pacjent ma prawo zakończyć korzystanie z usług (co w przypadku trwającej realizacji usługi oznacza możliwość odstąpienia od umowy w terminie 14 dni od powiadomienia o zmianie – dotyczy tylko zmian wpływających na prawa i obowiązki Pacjenta).
Prawo właściwe i spory: Prawem właściwym dla umowy pomiędzy Pacjentem a Usługodawcą jest prawo polskie. Wszelkie ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie. W przypadku braku porozumienia, spór może zostać poddany pod rozstrzygnięcie właściwemu rzeczowo i miejscowo sądowi powszechnemu – przy czym jeśli Pacjentem jest konsument, właściwość sądu określana jest na zasadach ogólnych (sąd miejsca zamieszkania pozwanego lub inny właściwy zgodnie z k.p.c., z uwzględnieniem uprawnień konsumenta). Pacjent-consumer może również skorzystać z europejskiej platformy ODR do internetowego rozstrzygania sporów konsumenckich lub z pomocy Miejskiego/Powiatowego Rzecznika Konsumentów.
Kontakt z Usługodawcą: W razie jakichkolwiek pytań dotyczących Regulaminu lub świadczonej usługi, Pacjent może skontaktować się z Usługodawcą poprzez: e-mail [adres poczty elektronicznej] lub telefon [numer telefonu] (w dni robocze, w godzinach pracy gabinetu).
Data wejścia w życie: Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem [data publikacji, np. 01.02.2026] i ma zastosowanie do umów zawieranych od tego dnia. Pacjent akceptując Regulamin oświadcza, że zapoznał się z jego treścią przed zawarciem umowy.

Załączniki do Regulaminu (opcjonalnie): Wzór formularza odstąpienia od umowy – (nie dotyczy niniejszej usługi z uwagi na wyłączenie prawa odstąpienia), Polityka cookies (dostępna na stronie), Klauzula informacyjna RODO (ujęta w §8 powyżej).

Usługodawca – Szymon Manasterski dziękuje za zapoznanie się z Regulaminem. Złożenie zamówienia oznacza akceptację powyższych warunków. Pacjentowi życzymy satysfakcji z usług i zapewniamy profesjonalne podejście do każdej sprawy.

Źródła: Ustawa o prawach konsumenta – art. 38 pkt 1, 3, 13 (wyłączenie prawa odstąpienia); Ustawa o prawach pacjenta – art. 29 (obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej 20 lat);